การเขียน E-mail เป็นภาษาอังกฤษ อาจเป็นสิ่งที่หลายคนจำเป็นต้องเจอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของการติดต่อหรือสมัครงาน ซึ่งมักจะต้องใช้ภาษาที่ดูเป็นทางการเพื่อให้ดูมีความ Professional มากขึ้น และรูปแบบวิธีเขียนอีเมลภาษาอังกฤษที่ใช้นั้นยังสามารถสะท้อนถึงภาพลักษณ์ของผู้เขียนได้

หากใครที่จะต้องเขียนอีเมลภาษาอังกฤษติดต่องานบ่อย ๆ ไม่ต้องกังวลใจ เพราะในบทความนี้จะมาแนะนำเทคนิคดี ๆ ที่จะช่วยให้การเขียน E-mail ภาษาอังกฤษของคุณดูมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น ไม่ว่าจะใช้ติดต่องาน หรือสมัครงานก็สามารถเขียนได้ง่ายอย่างแน่นอน

ความสำคัญของการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ทำไมถึงจำเป็นต้องใช้?

การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ไม่เพียงแค่แสดงให้เห็นว่าเรามีความสามารถในด้านของภาษาเท่านั้น แต่ยังมีข้อดีในด้านอื่น ๆ อีกด้วย เรียกได้ว่าเป็นสกิลสำคัญที่เราควรมีติดตัวเอาไว้ โดยประโยชน์ของ E-mail ภาษาอังกฤษ มีดังนี้

• เพื่อแสดงให้เห็นภาพลักษณ์ที่ดูมืออาชีพขึ้นในการติดต่องาน
• ทำให้เรซูเม่น่าสนใจมากขึ้น
• สร้างความประทับใจให้กับผู้รับ หรือผู้ติดต่องาน
• ใช้เป็นหลักฐานในกรณีที่มีการติดต่อกับพาร์ทเนอร์ธุรกิจต่างประเทศ
• เพิ่มโอกาสในการสมัครงานในบริษัทต่างประเทศ
• สามารถใช้ได้หลากหลายเนื่องจากเป็นภาษาสากล

เทคนิคการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษแบบมือโปร 6 วิธี!

หลังจากทราบความสำคัญของการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษแล้ว เรามาดูเทคนิคเขียน E-mail ด้วยภาษาอังกฤษอย่างไรให้ดูเป็นมืออาชีพกันเลย!

เกริ่นนำอีเมลให้มีความน่าสนใจ

ก่อนจะเข้าสู่เนื้อหาหลักของอีเมลนั้น ควรที่จะมีการเกริ่นนำอีเมลก่อน ในส่วนนี้นอกจากจะทำให้อีเมลมีความน่าสนใจแล้ว ยังสามารถระบุจุดประสงค์หรือเนื้อหาของอีเมลแบบคร่าว ๆ ได้ด้วย

โดยการเกริ่นก่อนเข้าเนื้อหามักจะแบ่งเป็น 2 รูปแบบ แบ่งเป็นการเริ่มต้น และการตอบ E-mail ภาษาอังกฤษ

หากเป็นฝ่ายเริ่มต้นการส่งอีเมล ควรจะเกริ่นนำถึงจุดประสงค์ในการส่งอีเมลในแต่ละครั้ง เช่น

• I’m writing to [ask, inform, require] …
• This is to [update, follow up, inform] …
• I would like to [follow up about, ask about] …
• I’m writing to you regarding [เขียนอีเมลเกี่ยวกับอะไร]

กรณีสมัครงาน มักจะใช้เกริ่นด้วย I am interested in applying for [the position: ตำแหน่งที่ต้องการจะสมัคร]

หากเป็นฝ่ายตอบอีเมลภาษาอังกฤษ ควรจะเกริ่นด้วยคำขอบคุณ หรืออ้างอิงจากเนื้อหาของอีเมลที่ทำการตอบกลับ เช่น

• Thank you for …
• Referring to your email,
• As promised,
• To follow up on …,
• As per your request,

ที่สำคัญคือต้องกล่าวถึงเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกันเสมอ เมื่อมีการอ้างอิงจากเนื้อหาของอีเมลก่อนหน้า เป็นต้น

ชื่อ Subject ต้องกระชับ อ่านแล้วเข้าใจได้ไม่ยาก

การตั้งชื่อในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษนั้นสำคัญไม่แพ้เนื้อหาเช่นกัน โดยควรที่จะตั้งชื่อให้กระชับ พอให้ทราบถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลอย่างคร่าว ๆ และเข้าใจง่าย เช่น ตั้ง Subject โดยกล่าวถึงจุดประสงค์หรือเนื้อหาโดยรวมของอีเมลฉบับนี้ว่าเกี่ยวกับอะไร เช่น การเตือนความจำ, การอัพเดตงาน, หรือการยืนยันข้อมูลต่าง ๆ เพื่อให้ทราบถึงรายละเอียดอีเมลอย่างคร่าว ๆ แต่ไม่ยืดเยื้อ

ตัวอย่างชื่อ Subject: 

• Reminder: deadline for employee performance evaluations is next week.
• Please update case file #….. Today.
• Confirmation: travel arrangements for Florida business trip.
• Action required: approval of …

หากต้องการสมัครงาน อาจตั้งชื่อ Subject เป็น Application Document for [ชื่อตำแหน่งงาน] position, Applying for the [ชื่อตำแหน่งงาน] position เป็นต้น

คำที่ใช้ทักทาย ควรใช้แบบเป็นทางการ

คำทักทายในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษที่เป็นทางการ จะมีรูปแบบดังต่อไปนี้

1. Dear [ชื่อผู้ติดต่อ หรือชื่อฝ่ายรับผิดชอบในองค์กร],

การเริ่มต้นแบบแรกนี้ จะเป็นการใช้แบบกึ่งทางการ มีความสุภาพสามารถใช้ได้ทั่วไป หรือติดต่องานได้เช่นกัน เหมาะสำหรับใช้ในกรณีที่ทราบชื่อของผู้ที่เราจะติดต่องานด้วย หรือหากไม่ทราบชื่อ สามารถใช้เป็นชื่อฝ่ายที่ติดต่องานได้เช่นกัน เช่น ติดต่อฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ก็จะใช้เป็น Dear HR Department of [ชื่อบริษัท] เป็นต้น

2. Dear [คำนำหน้า เช่น Mr., Ms., Miss] [ชื่อผู้ติดต่อ],

ในกรณีที่สองนี้ จะเป็นรูปแบบอีเมลแบบทางการมากขึ้น เหมาะสำหรับใช้ในกรณีที่ทราบชื่อผู้ติดต่อ และต้องการติดต่องานโดยตรง

3. To whom it may concern,

ใช้ในการติดต่อที่เป็นทางการ และไม่มีที่อยู่หรือแผนกที่เฉพาะเจาะจงจริง ๆ การใช้ To whom it may concern ก็ดูจะเข้าท่าอยู่ หรืออย่างเช่นในกรณีดังต่อไปนี้

• จดหมายแนะนำ / จดหมายรับรอง
• การร้องเรียนอย่างเป็นทางการกับบริษัท
• จดหมายแนะนำตัว

สรุปท้ายอีเมลเพื่อเป็นการทวนเนื้อหา

การเขียนย่อหน้าสุดท้ายเพื่อเป็นการสรุปเนื้อหาก็เป็นสิ่งจำเป็นในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษเช่นกัน ซึ่งนอกจากจะเป็นการทวนเนื้อหาของทั้งอีเมลแล้ว ยังเป็นส่วนที่จะแสดงถึงความสนใจที่เรามีกับคู่สนทนา โดยจะมีรูปแบบการลงท้ายดังต่อไปนี้

• I look forward to …
• I am looking forward to …
• If you have any questions, please feel free to contact …

คำกล่าวลาและแสดงความเคารพ

สิ่งสำคัญอย่างสุดท้ายในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษคือ การใส่คำลงท้าย (Sign-off) โดยคำลงท้ายนั้นจะเป็นการแสดงความเคารพและดูทางการ มักใช้กันอย่างแพร่หลายในการติดต่อคุยงาน โดยคำลงท้ายจะมีหลากหลาย ดังนี้

• Best regards,
• Kind regards,
• Warm regards,

หรือในรูปแบบเหล่านี้ ก็จะมีความทางการมากขึ้น สามารถใช้กับผู้อาวุโสกว่าได้

• Sincerely,
• Yours Sincerely,
• Yours faithfully,

โดยบรรทัดล่างต่อจากคำลงท้าย ให้ใส่เป็นชื่อของเรา ตามด้วยข้อมูลติดต่อต่าง ๆ เช่น อีเมล, เบอร์โทร เป็นต้น

ตรวจสอบอีเมลก่อนส่ง

หลังจากเขียนอีเมลเสร็จเรียบร้อยแล้ว การตรวจทานเนื้อหาเพื่อรีเช็กใจความสำคัญ หรือสิ่งที่ต้องการจะสื่อ รวมถึงมีคำทักทาย, เกริ่นก่อนเข้าเนื้อหา, สรุปและคำลงท้าย ที่สำคัญไม่ควรลืมตั้งชื่อ Subject ของอีเมล เนื่องจากเป็นสิ่งที่หลายคนมักจะลืม หากมีเนื้อหาเหล่านี้ รวมถึงตรวจชื่อที่อยู่อีเมลของผู้รับว่าถูกต้องหรือไม่เรียบร้อยแล้ว ก็เป็นอันเสร็จและพร้อมกดส่งอีเมลได้เลย

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เรื่องการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ

การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษสามารถฝึกด้วยตนเองได้มั้ย?

การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษสามารถฝึกด้วยตนเองได้ โดยเน้นไปที่การเขียนตามรูปแบบสากลที่มักจะใช้ในการเขียน

แต่หากใครที่ต้องการความแม่นยำในเรื่องของการใช้แกรมมาร์ด้วย เราก็ขอแนะนำคอร์สเรียน Grammar จาก Englishparks และยังมีคอร์สเรียนภาษาอังกฤษอื่น ๆ ให้เลือกหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นคอร์สเรียนภาษาอังกฤษพื้นฐาน, เรียน Academic Writing, คอร์สติวสอบ เช่น คอร์สเรียน IELTS, คอร์สเรียนพูดภาษาอังกฤษ (Smart Conversation) การสนทนา รวมถึงคอร์ส Fundamental English ซึ่งใช้การสอนสดทุกคอร์ส ไม่เข้าใจสามารถถามผู้สอนได้ทันที และสำหรับผู้ที่ต้องการเรียนแบบส่วนตัว ก็มีคอร์สเรียนภาษาอังกฤษตัวต่อตัวเช่นกัน

มีสถาบันสอนเขียนอีเมลภาษาอังกฤษหรือไม่?

ที่ Englishparks มีคอร์สเรียนเขียนภาษาอังกฤษ ซึ่งจะมีการเขียนในหลากหลายรูปแบบให้เลือกเรียน เช่น

• Sentence Writing 

ในคอร์สนี้จะเน้นไปที่การพัฒนาทักษะการเขียน โดยเริ่มจากการปรับพื้นฐานไวยากรณ์ เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการเขียนภาษาอังกฤษทั่วไป และสามารถพัฒนาจนเขียน Essay ได้

• Academic Writing

คอร์สนี้จะเป็นคอร์สสอนการเขียนในระดับสูง เหมาะสำหรับเขียน Essay เช่น Personal Statement, Statement of Purpose สำหรับผู้ที่ต้องการศึกษาต่อในต่างประเทศ หรือต้องการพัฒนาการเขียนเพื่อใช้ในการสอบ IELTS

สรุปการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ทำตามเทคนิค เป็นมือโปรได้ไม่ยาก

จะเห็นได้ว่าการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษนั้น ไม่ได้ยากอย่างที่คิด เพียงแค่ใช้การปรับเปลี่ยนคำศัพท์ หรือเพิ่มเติมรูปแบบการเขียน เช่น ปรับคำทักทาย, เกริ่นเนื้อหา, มีสรุปพร้อมคำลงท้าย ก็จะทำให้อีเมลภาษาอังกฤษของคุณดูมืออาชีพขึ้น

หากใครต้องการเพิ่มทักษะการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษให้ดีขึ้นเพื่อใช้ในอนาคต โรงเรียนสอนภาษาอังกฤษ Englishparks ที่รับสอนการเขียนภาษาอังกฤษ โดยเริ่มจากการปูพื้นฐานไวยากรณ์เพื่อพัฒนาการเขียน แน่นอนว่าจะได้พื้นฐานแกรมมาร์ครบ ติดต่องานยากแค่ไหนก็ไม่หวั่น

หรือถ้าต้องการเรียนภาษาอังกฤษไม่มีพื้นฐานเลย ต้องการเริ่มต้นเรียนภาษาอังกฤษใหม่ตั้งแต่ต้น Englishparks ก็มีคอร์สสำหรับผู้ที่ต้องการปรับพื้นความรู้ภาษาอังกฤษ โดยการสอนจะเป็นการเน้นให้ผู้เรียนได้ใช้ภาษาอังกฤษให้ได้มากที่สุด จนสามารถใช้ได้จริงในชีวิตประจำวันได้ มีการพัฒนาจุดอ่อนให้เป็นจุดแข็ง ใช้ระบบการเรียนการสอนแบบพี่สอนน้อง ไม่กดดันเพื่อสร้างบรรยากาศการเรียนที่ดี พร้อมรับการเรียนรู้

สนใจเรียนภาษาอังกฤษ ติดต่อ Englishparks ได้เลยที่

สาขาเซ็นทรัลปิ่นเกล้า
087-336-7841
ชั้น 6 อาคารเซ็นทรัลปิ่นเกล้าทาวเวอร์เอ

สาขาพญาไท (BTS พญาไท)
083-888-0406
ชั้น 1 อาคารโนเบิลเฮ้าส์ (ข้างตึกวรรณสรณ์)

สาขาอโศก (BTS อโศก)
097-929-4463
ชั้น 3 Jasmine City Mall
E-Mail: @gmail.com
LINE ID: @

ค้นหาคอร์สที่เหมาะกับคุณ